Aile Şirketlerinde Stratejik Dijital Yönetim Süreci

Aile şirketlerinde stratejik dijital yönetim süreci ile birlikte, mevcut yapının değişmesi; dijital sisteme uyarlanması veya yeniden kurgulanması; aileye, mülkiyete, yönetime ve işletmeye ait rollerin yeniden tanımlanması gerekir. Şekil 1 de yer alan “Aile Şirketi Stratejik Dijital Yönetim Süreci”, Ebru Karpuzoğlu’na göre 9 aşamadan oluşur.

Niyet Netleştirme: Süreç, niyet netleştirme ile başlar ve niyete göre farklı biçimlerde şekillenir.

Büyük pay sahibi başta olmak üzere, pay sahiplerinin aile şirketini tamamını kısa, orta, uzun vadede satma, bir kısmını satma ya da varlığı devam ettirme konusunda netleşmeleri gereklidir. Şirketin satılmasına kararı verildiğinde, tüm kaynakların şirket değerini en yüksek meblağa çıkaracak şekilde kullanımı ve/veya satın alacak/ortaklık kurulacak firma bulunması gerekirken; aileye ait olması kararı alındığında sürdürülebilirlik üzerine odaklanılması gerekir. Dolayısıyla, satma kararı verildiğinde, devrim niteliğinde bir dönüşüm yapılmasından ziyade iyileştirmeye yönelik dijitalleşme stratejisini uygulamak yeterli olabilecekken, aksi durumda, yani varlığın devamı kararı alındığında, ailenin ve şirketin kurumsallaşması için stratejik dijital dönüşüm kaçınılmaz olabilir.

Dijitalleşme sürecinin başarıyla başlatılabilmesi ve işletilebilmesi için temel gereklilik şartlarının karşılanması gerekir. Gereklilik şartları arasında sırasıyla, büyük pay sahibi başta olmak üzere, aile üyelerinin dijitalleşme ihtiyacını aynı şekilde hissetmeleri, dijital dönüşümü istemeleri, sürekli ve çok yönlü iletişime açık olmaları, dijitalleşmenin önündeki engellin kendileri olduğu noktada, kendilerini değiştirmeye gönüllü olduklarını açıkça beyan etmeleri yer alır. Burada belirtilmesi gereken husus, büyük sahibinin değişimi istemediği ya da kendisinin haricindekilerin değişmesi gerektiğine inanması durumunda ya dijital dönüşümün başlatılamaz; ya da başlatılsa bile, verebileceği faydanın çok daha altında bir fayda sağlar. Ayrıca, büyük pay sahiplerinin dijitalleşme sürecine olan inançlarını, aile üyelerinin ve çalışanların katıldıkları bir toplantı ile net biçimde ifade etmeleri, gelen soruları sürecin sorumluluğunu alan kişi ile birlikte yanıtlamaları, aile üyelerinin ve çalışanların kendi üzerlerine düşen sorumlulukları zamanında, tam şekilde gerçekleştirmeleri gerektiğini vurgulamaları ve diğerlerine örnek olmaları gerekir.

Vizyon ve Misyon Tanımlama: Uzun vadeyi kapsayan büyük, cesur, güçlü hedef ve bunun canlı tarifini içeren vizyon ile; varlığın altında yatan nedeni ve temel değerleri içeren misyon tanımlama, niyet netleştirmeden sonra, aile ve şirket için en temel konudur. Şayet bir ailenin ve şirketin, yoğun mücadele gerektiren uzun cesur ve güçlü bir hedefi (vizyonu) varsa, stratejik dijital yönetimini sağlıkla uygulama ihtimali de kuvvetlidir denilebilir. Keza, stratejik dijital yönetimi, uzun vadeli vizyon hedefinin uygulamaya aktarılması ve aile şirketinin, geleceğin şirketine radikal biçimde dönüşmesini sağlama amacına yöneliktir.

Mevcut Durumu Belirleme: Üçüncü aşamada, ailenin ve aile şirketinin vizyon hedefine ulaşabilmesi için güçlendirmesi gereken alanlar ile bu alanları hangi güçlü yönleri ile tamamlayacağı tespit edilir. Stratejik dijital yönetim kararı alan aile şirketleri, vizyon hedefi ve mevcut durumun güçlü ve güçlendirmeye açık alanları doğrultusunda, radikal (devrimsel) ya da gelişimsel (evrimsel) nitelikli bir çalışma başlatabilir. Güçlü bir vizyon hedefine sahip aile şirketi, devrimsel nitelikteki bir dijitalleşme projesini başlatabilir. Bu şirketlerde, aile üyelerinin kişisel çıkarlardan ve egolardan ziyade aileye ve şirkete odaklanmış oldukları ve güçlü bir sermaye yapısına sahip oldukları söylenebilir. Mevcut durum analizinde, yönetim kurulunun karar alma modelinden başlayarak, tüm iş süreçleri tek tek incelenir ve dijitalleşme başlama zamanı, yöntemi, kapsamı, aşamaları, ilgilileri, meblağı, süreci gibi açılardan değerlendirilir. Yine, bu aşamada, aile şirketinin dijital teknolojileri, dijital trendler, dijitalleşme süreci, ürün ve hizmetlerle ilgili mevcut durum da belirlenir.

Aileye, mülkiyete, yönetime ve işletmeye ilişkin rolleri yeniden tasarlama: Stratejik dijital yönetim ile birlikte, mevcut roller, sorumluluklar, yetkiler, işler, iş yapma yöntemleri, yetkinlikler değişecektir. Dolayısıyla, ihtiyaçlar doğrultusunda söz konusu hususlar yeniden tasarlanmalıdır. Örneğin, dijital yönetici rolünü üstlenen aile üyesinin görevini tanımlanmalı, organizasyon şeması üzerinde gösterilmeli, yetkilerini ve sorumlulukları netleştirilmelidir.

Planlama: Dijital dönüşümün gerçekleştirilme amacı, yöntemi ve programı ile ilgili sorular yanıtlanır. Ailenin ve aile şirketinin vizyonuna ulaşmasını sağlayacak dijital uygulamaların her birinin amacı, kurulma zamanı ve kurulma yöntemi ile ilgili çalışmaların yürütüldüğü aşamadır. Bu aşamada, stratejik, yönetsel ve operasyonel planlar yapılır, dijitalleşme ve dijitalleşmenin etkilediği tüm alanlardaki stratejiler, politikalar ve kurallar yeniden şekillenir.

Kaynak Tahsisi: Amaca ulaşmada maddi olan ve olmayan kaynakların tüm birimler arasında dağıtılması ile ilgili aşamadır. Kişiler, para, zaman, malzeme vb. dijitalleşme süreci için tahsis edilir. Ayrıca, bu aşamada organizasyon şeması yeniden şekillenir.

Eyleme Geçme: Dijitalleşmeye yönelik tüm faaliyetlerin gerçekleştirilmeye başlandığı aşamadır. Eyleme geçme aşamasında, teknoloji transferi yapılır; yazılım geliştirilir veya uyarlanır; sistemler, yetkiler, işler, sorumluluklar yazılıma göre yeniden şekillenir, eğitimler verilir. Kısacası, aile ve aile şirketi için ayrı ayrı stratejik dijital yönetim sistemi kurulmaya başlanır. Stratejik dijitalleşmeye yönelik çalışmalar devrimsel (radikal) ya da evrimsel nitelikte olabilir. Devrimsel nitelikli çalışmalar, aile ve işletme için stratejik konularda, aile konseyi ve yönetim kurulu sorumluluğunda gerçekleşir. Evrimsel nitelikli çalışmalar ise, dijitalleşen pek çok aile şirketindeki gibi operasyonel konularda, orta ve alt kademe yöneticilerin sorumluluğunda gerçekleşir.

Entegrasyon ve Koordinasyon: Yedinci aşamada, stratejik dijital yönetim için bilgisayarlar, insanlar, işler, yazılımlar vb. arasında; aile ve şirket arasında uyumlaşma gerçekleştirilir, bu amaçla toplantılar yapılır, eğitimler verilir, süreçler uyumlaştırılır.

Denetim: Ailenin ve aile şirketinin amaçlarına ulaşma derecesi, planların gerçekleştirilme düzeyi, denetim zamanı, kriterleri ve yöntemi belirlenir. Çıktıların, raporların formatı, içeriği, sunum zamanı ve şekli netleştirilir. Dijitalleşme sürecinde bulunulan yer tespit edilir, varsa aksama nedenleri ve noktaları belirlenir, çözümler üretilir.

Geri Bildirim: Bu aşama, niyet netleştirmeden başlayarak, gerçekleşen sekiz aşamanın etkin ve verimli olarak işletilmesinin, ölçülebilir hale gelmesinin ve sonuçlardan hareketle, düzeltici ve önleyici tedbirler alınmasının sağlandığı aşamadır denilebilir.

Dr. Ebru KARPUZOĞLU